PO là gì? Truy tìm bí quyết quản lý PO hiệu quả nhất

PO (viết tắt của từ Purchase Order) là một khái niệm không còn quá xa lạ và được sử dụng rất phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại. Tuy nhiên với những người mới bắt đầu tìm hiểu hoặc không làm việc về lĩnh vực này thì không phải ai cũng biết đến khái niệm này. Vậy PO là gì? PO number là gì? Hay PO có ý nghĩa ra sao đối với doanh nghiệp và làm thế nào để quản lý PO hiệu quả nhất. Hãy cùng hocdautu247 tìm hiểu trong bài viết dưới đây bạn nhé.

PO là gì?

PO hay P/O (Purchase Order) được hiểu với nghĩa tiếng Việt là đơn đặt hàng. PO là nội dung mà người mua cung cấp cho người bán để xác nhận việc mua hàng thay cho hợp đồng. Nó sẽ phản ánh đầy đủ các thông tin về số lượng, giá cả, chủng loại hàng hóa cũng như các ràng buộc về thanh toán, giao nhận,…

Mỗi một PO sẽ được đánh số riêng để dễ dàng cho việc theo dõi cũng như việc thanh toán thuận tiện hơn.

PO là gì?

Tại sao nên sử dụng PO?

• Truyền đạt những nhu cầu của bên mua cho bên bán: P/O giúp cho người bán hiểu rõ mọi nhu cầu của người mua hàng về chủng loại sản phẩm .
• Hỗ trợ quản lý tồn kho hiệu quả: P/O sẽ được sử dụng như tài liệu để phục vụ cho đội ngũ giao hàng và kiểm kê chủng loại hàng hóa khi nhận hàng.
• Tài liệu phục vụ kiểm toán tài chính: Được sử dụng như một dạng giấy tờ mang tính pháp lý đối với những loại hàng hóa có giá trị nhỏ.
• Quản lý chi phí hiệu quả: PO giúp đại diện của bên mua quản lý được những loại chi phí một cách nhanh chóng và dễ dàng áp dụng các quy trình chuẩn.
• Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên: PO được lấy làm căn cứ để giải quyết tranh chấp giữa các bên phát sinh trong quá trình thực hiện đơn đặt hàng.

Lợi ích khi sử dụng PO

>> Xem thêm: HÓA ĐƠN ĐỎ LÀ GÌ? NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ HÓA ĐƠN ĐỎ

Nội dung cơ bản cần có của PO

Mỗi một doanh nghiệp sẽ có một mẫu Purchase Order khác nhau, tuy nhiên đa phần các mẫu Purchase Order thường có những nội dung cơ bản dưới đây:

• Số đơn đặt hàng và ngày lập đơn hàng
• Thông tin về bên mua và bên bán: bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, mã số thuế (nếu là doanh nghiệp),…
• Mô tả hàng hóa: mẫu mã, số lượng, xuất xứ,..
• Tổng giá trị hợp đồng
• Điều kiện thanh toán
• Thông tin giao hàng: Ngày giờ, người nhận, số điện thoại người nhận,…
• Chữ ký của bên mua và bên bán

Mẫu Purchase Order thường gặp

>> Xem thêm: LÃI RÒNG LÀ GÌ? TỔNG HỢP KIẾN THỨC CẦN BIẾT VỀ LÃI RÒNG

Quy trình sử dụng PO tiêu chuẩn trong hoạt động thương mại

Trong thực tế, việc thực hiện một đơn đặt hàng sẽ có rất nhiều vấn đề phát sinh khác nhau. Để giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình này, bạn cần áp dụng một quy trình chuẩn trong việc quản lý đơn đặt hàng, dưới đây là một quy trình tiêu chuẩn mà bạn có thể tham khảo:

• Bước 1: Bên mua sau khi nghiên cứu về sản phẩm, giá cả và đưa ra quyết định mua hàng sau khi phê duyệt nội bộ
• Bước 2: Bên mua hàng sẽ gửi PO đến bên bán
• Bước 3: Bên bán kiểm tra và xác nhận nhu cầu hoặc phản hồi lại với bên mua từ đó điều chỉnh và xác nhận đơn đặt hàng bởi cả hai bên và tiến hành đặt cọc (nếu có).
• Bước 4: Bên bán chuẩn bị hàng hóa theo đúng số lượng và chất lượng yêu cầu, tiến hành giao hàng (có thể chủ động hoặc thông qua đơn vị logistics)
• Bước 5: Bên bán xuất hóa đơn và gửi hồ sơ thanh toán cho bên mua
• Bước 6: Bên mua nhận hàng, xác nhận và thanh toán theo đơn giá đã quy định.

Quy trình sử dụng PO tiêu chuẩn

>> Xem thêm: POS LÀ GÌ? – CÁC GIẢI PHÁP CHO POS

Bí quyết quản lý PO hiệu quả

Purchase Order là một trong những chứng từ quan trọng với doanh nghiệp và việc quản lý PO có hiệu quả sẽ giúp giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm việc với nhà cung cấp cũng như khách hàng:

• Quản lý danh sách các nhà cung cấp bạn đã từng đặt hàng, bao gồm chủng loại hàng hóa, những điểm cần lưu ý đối với mỗi nhà cung cấp. Trong cùng một mặt hàng bạn cũng nên lựa chọn từ 2-3 nhà cung cấp trong trường hợp cần thiết.
• Nhà quản lý cần tạo dựng các hạn chế về chi phí liên quan đến ngân sách được cấp phép cho từng danh mục hàng hóa cụ thể trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, số lượng tồn kho cũng như thời gian đặt hàng tối thiểu cũng cần được quy định rõ ràng.
• Triển khai bộ phận phê duyệt mua hàng để có thể kiểm soát vấn đề chi phí và đánh giá nhà cung cấp. Điều này giúp tối ưu chi phí, chất lượng cũng như tránh trùng lặp về PO.
• Đưa ra quy trình kiểm tra đánh giá và đảm bảo chất lượng của đơn đặt hàng, giảm thiểu sai sót trong quá trình đặt hàng
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ tránh làm mất hoặc nhầm lẫn để phục vụ kiểm toán

Bí quyết quản lý PO hiệu quả

>> Khám phá ngay bePOS – Phần mềm quản lý bán hàng 4.0 thông minh, tiện lợi

Lời kết

Trên đây là những chia sẻ về chủ đề PO là gì? Cũng như các vấn đề liên quan đến đơn đặt hàng. Hiểu được vai trò của PO là rất quan trọng đối với các cá nhân và tổ chức tham gia vào hoạt động thương mại. Hy vọng bài viết sẽ đem đến cho các bạn những thông tin sơ bộ về PO và có thêm những kiến thức để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình. Nếu bạn thấy bài viết hay và có giá trị hãy chia sẻ bài viết đến bạn bè của mình nhé.

FAQ

PO number là gì?

Như đã đề cập đến trong nội dung bên trên thì bạn hoàn toàn có thể dễ dàng hiểu được PO number là gì? PO number là số đơn đặt hàng. Mỗi một đơn đặt hàng sẽ có một số thứ tự khác nhau phục vụ cho việc quản lý, thanh toán và truy xuất dữ liệu.

Điểm giống và khác nhau giữa hóa đơn và PO là gì?